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OffInvoice, factura electrónica gratuita para Office 2010
Albalia Interactiva se ha especializado desde hace años en el desarrollo de software de seguridad técnica y jurídica. Sus productos integran y aplican normativas legales y estándares para resolver problemas técnicos y jurídicos que afectan a distintos sectores empresariales. Con la reciente publicación del estándar español de factura electrónica, Facturae, se abre un nuevo camino hacia la integración de procesos entre empresas basado en el intercambio de documentación electrónica, la cual debe ser conforme a unos estándares rigurosos de seguridad y cifrado de datos. Aunque existen otras aproximaciones para ofrecer al mercado una solución de factura electrónica, Albalia Interactiva ha apostado por Microsoft Office y ha desarrollado un complemento, llamado OffInvoice, que se basa en el estándar OpenXML e incorpora las técnicas más avanzadas de cifrado y firma electrónica. OffInvoice es software libre y ha sido reconocido como uno de los desarrollos más innovadores de los últimos años.
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Ventajas de la factura electrónica
La Factura Electrónica en video
La Factura y la Firma Electrónica
Plan de difusión de la factura electrónica
Para promocionar el uso de la factura electrónica La Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, a través de Red.es, ha lanzado un Plan de Difusión de la Factura Electrónica para impulsar el uso de la e-factura entre las empresas y ciudadanos.
Las diez empresas seleccionadas por Red.es para la difusión de la Factura Electrónica entre las PYMES son las siguientes:
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Ventajas de la factura electrónica
La Factura Electrónica en video
La Factura y la Firma Electrónica
Ventajas de la factura electrónica
El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado.
Artículo 2 de la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril
La factura electrónica genera grandes beneficios para las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del lado del receptor. Por tanto es aconsejable su implantación, no obstante, la ley es clara al respecto, el emisor ha de contar con la aceptación del receptor, por tanto, si se quiere emitir facturas electrónicas se ha de motivar a los receptores para que acepten las facturas en formato electrónico, destacando los ahorros que pueden conseguir con las mismas.
Ventajas de la factura electrónica
En el libro La factura electrónica de Julián Inza y Fernando Pino figuran las principales ventajas de la factura electrónica:
• Ahorro de costes: tanto del lado del emisor como del receptor. Derivado de la supresión del papel, el abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, etc.
• Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
• Integración con ERPs: desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya se está realizando electrónicamente. Un simple clic desde el ERP y la factura es emitida y enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus aplicaciones.
• Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
• Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, …) de forma exacta y actual.
• Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
• Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un espacio más corto de tiempo.
• Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
• Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
• Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.
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La Factura Electrónica en video
La Factura y la Firma Electrónica
La Factura Electrónica en video
La Escuela de Organización Industrial ha creado un video que hace más sencillo el aprendizaje de los conceptos de la factura electrónica. El video es una obra derivada del libro La factura electrónica de Julián Inza y Fernando Pino, por lo que en mi opinión deberían aparecer los autores del mismo en los títulos de crédito. Uno de los autores, Julián Inza, ha escrito en su blog, que si bien no se les pidió permiso para realizar el video, lo conceden «a posteriori» y confiesa que es agradable ver la resonancia de las obras propias.
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La Factura y la Firma Electrónica
La Factura y la Firma Electrónica
La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel (Art 3.4 Ley 59/2003)
Introducción a la Factura Electrónica
Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
Fuente: La factura electrónica
La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla ciertas condiciones de emisión, remisión y conservación.
Es decir, una factura electrónica es:
– un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, la fecha de devengo, y la cantidad a pagar como contraprestación.
– un justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio que da al receptor el derecho de deducción del impuesto o IVA.
Obligaciones del Emisor
- Contar con la aceptación por parte del receptor respecto al uso de la factura electrónica (Art. 2 Orden 962/2007)
- Firmar electrónicamente las facturas emitidas con un certificado reconocido o delegar esta acción a un tercero o en el receptor (Art. 18 RD 1496/2003)
- Velar porque se conserve copia o matriz de las facturas emitidas (Art. 19 RD 1496/2003)
- Asegurar las legibilidad en formato original (Art. 21 RD 1496/2003)
- Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Obligaciones del Receptor
- Disponer de herramientas que permitan verificar la firma y la identidad del emisor, así como el estado del certificado con el cual ha sido firmada la factura electrónica (Art. 21 RD 1496/2003)
- Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico), incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internos o delegar esta función a un tercero (Art. 19 RD 1496/2003)
- Asegurar la legibilidad en formato original.
- Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (Art. 21 RD 1496/2003)
OffInvoice Add-in for MS Office 2010
El pasado jueves 27 de mayo de 2010, se liberó OffInvoice Add-in for MS Office 2010 en Codeplex. Es un componente de gestión de facturas electrónicas en MS Word y MS Excel 2010 que ha sido desarrollada por Albalia Interactiva junto a Microsoft y se publica como software libre bajo licencias EUPL y MSPL. La presentación previa al lanzamiento se realizó durante el V Congreso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada de ASIMELEC.
Precisamente hace un año, el 26 de mayo de 2009, se liberó la versión anterior desarrollada para MS Office 2007, FactOffice Add-in, premiada en los V Premios CATCer.
Las características principales del OffInvoice Add-in for MS Office 2010 son:
- Integración de los formato de factura electrónica, facturae, UBL o CII, con el formato XML estándar, OpenXML.
- Cinta de opciones (Ribbon) con varias opciones relativas a las operaciones básicas de factura electrónica.
- Creación de plantillas dotx y xltx personalizables para completar las facturas.
- Creación de un sistema de gestión de facturas emitidas y recibidas.
- Gestión integral de facturación tradicional (papel) con electrónica
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